La tecnología es imprescindible ya, en el ámbito de la gestión empresarial, con independencia del tamaño y actividad de la empresa. Todos los negocios apoyan, en mayor o menor medida, la planificación, ejecución y control de determinadas funciones en diferentes aplicativos tecnológicos. En el caso concreto de los sistemas ERP, además de facilitar y agilizar muchas de las tareas del día a día, proporcionan una capa de inteligencia a sus funciones de gestión y análisis que permiten optimizar la toma de decisiones, en tiempo real y tienen muchas ventajas.
Las pequeñas y medianas empresas buscan optimizar la eficiencia en sus procesos. Para ello, son conscientes de las ventajas que aporta la tecnología. Pero, más allá de comprobaciones -digamos, sobre el terreno, en el día a día- necesitan cuantificar esos beneficios, hacer que, desde el punto de vista económico, también puedan monetizarse.
Determinar qué cantidad de recursos -de todo tipo, económicos, humanos, de tiempo, …- puede ahorrarse una empresa en función de la tecnología que utilice para realizar según y qué funciones, evidentemente, no es tarea sencilla, ya que cada negocio es, en sí mismo, único y, por tanto, la medición será también individual y personalizada.
Sin embargo, hay una serie de imputs que muestran con claridad cómo impacta la tecnología en la cuenta de resultados de la organización, no solo en cuanto al ahorro económico directo. Por ejemplo, en papel, si se utilizan aplicativos de facturación electrónica. También se pueden repercutir ahorros económicos indirectos. Por ejemplo, si se opta por financiar las operaciones comerciales a través de acuerdos de pago con los proveedores que pueden ser rentables para ambas partes (compra por volumen, descuentos por pronto pago, o aplazamiento de pagos, …).
Sea como sea, lo cierto es que cualquier iniciativa de ahorro, o de optimización de recursos deberá estar siempre soportada por la tecnología, aunque solo sea, para garantizar el cumplimiento de las condiciones pactadas. Isabel Pomar CEO de Datisa dice que “me cuesta imaginar ya, un mundo empresarial sin tecnología. No puedo entender un departamento de contabilidad sin una herramienta que permita automatizar funciones de reapertura y cierre, registro de facturas, punteos, emisión de documentos, declaraciones, control de ingresos y gastos, etc. O un entorno comercial en el que no se utilicen aplicativos tecnológicos para el control del almacén, de los pedidos y presupuestos, la facturación, la relación con proveedores, comerciales y clientes, etc.”.
Utilizar un ERP específicamente diseñado y desarrollado para las pymes pone enseguida de manifiesto las múltiples ventajas que aporta al negocio. Ventajas del ERP que van desde la simplificación y securización de las operaciones del día a día, hasta la gestión y el control de todo lo que sucede en el entorno del negocio. Y, más aún, ya que el uso de las plataformas ERP también impacta en positivo en la toma de decisiones, más rápidas, más inteligentes y más “rentables”.
Isabel Pomar insiste además en que “cualquier mejora que suceda dentro de la organización, sí o sí, repercutirá en la calidad de los servicios que se presta a los clientes finales. Es decir que, mejorar, por ejemplo, la gestión del almacén y disponer de un control total sobre las existencias permitirá conocer el estado y la disponibilidad de cada artículo y dónde se encuentra en cada momento, pudiendo ofrecer respuestas más rápidas y fiables a los clientes”.
En todo caso, además de dotar de mayor agilidad y flexibilidad en la ejecución de los procesos y operaciones, un ERP para pymes optimiza el control de la organización interna y de todos aquellos aspectos relacionados con la situación económica del negocio. Un ERP mejora el funcionamiento interno, optimiza y eficiencia, ya que reduce el tiempo empleado para realizar determinadas tareas, minimiza el margen de error y emplea los recursos estrictamente necesarios. Ni más, ni menos.
Por otra parte, además de las ventajas claras del aplicativo en cuestión, también es posible identificar otros criterios que pueden acelerar la decisión de implementar un ERP, antes de que finalice el año. La clave para neutralizar el efecto de los presupuestos ajustados es la nube y los diferentes modelos de comercialización y explotación tecnológica. SaaS, por ejemplo, proporciona el software como servicio, lo que permite su ejecución en la nube, pero con las mismas ventajas que si estuviera alojado en local.
El plus extra de esta modalidad de uso tiene que ver con la posibilidad de acceder a las aplicaciones y los datos desde cualquier equipo, en cualquier momento, niveles de seguridad más altos ya que toda la información estará encriptada, con protocolos definidos para la realización de las copias de seguridad y el mantenimiento de la información a salvo de ciberataques y demás contingencias que pudieran acaecer. Mantenimiento, soporte, actualización a cargo del proveedor “cero coste” de infraestructuras y unos tiempos de implementación realmente cortos, completan el cóctel de ventajas adicionales del ERP.
Todo esto, unido al resto de beneficios que proporcionan los aplicativos ERP dejan claro el impacto que tienen estos sistemas sobre la operativa del día a día y la gestión interna de las pymes. Por lo tanto, desde Datisa se insiste en la importancia que tiene la tecnología sobre los resultados finales del negocio y animan a las empresas, sea cual sea su tamaño, a empezar 2020, utilizando la tecnología que mejor se adapte a su naturaleza y a realidad presente y futura.
Sobre Datisa
Datisa es uno de los principales desarrolladores de software de gestión empresarial para pymes en España. El ERP de Datisa, disponible también para entornos Cloud y modelos SaaS, ofrece una completa gama de soluciones que incluyen aplicativos financieros, de gestión comercial y compras, y programas para el control de la facturación y del almacén. Su objetivo es ayudar a las pymes a gestionar con eficiencia sus procesos financieros y administrativos ofreciendo soluciones innovadoras, diferentes y con valor añadido.
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